Sprekers voorkeuren

Het is mogelijk om sprekers van een evenement hun voorkeur op te laten geven voor de personen die mogen deelnemen aan hun activiteit. Hiervoor dienen sprekers toegang te hebben tot het sprekersdashboard. Hoe sprekers toegang krijgen tot het sprekersdashboard staat uitgelegd in Sprekersdashboard en communicatie.

Voordat een spreker voorkeuren voor deelnemers kan opgeven moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

De activiteit waar het om gaat is aangemaakt en geconfigureerd
De activiteit is ingeroosterd
De registratieperiode is gesloten

1. De activiteit is aangemaakt en geconfigureerd

Sprekers kunnen alleen hun voorkeur opgeven voor de deelnemers van de activiteiten waarvan zij zelf spreker zijn. Daarom moeten de volgende stappen ondernomen worden:

Eerst moet de activiteit worden aangemaakt. Ga naar ‘Activiteiten’ in de Evenementenboom, klik op ‘Toevoegen’ en vul de velden in. Let er daarbij op dat de juiste sprekers aan de activiteit worden toegevoegd en dat de activiteit wordt gepubliceerd.

Daarna moet de spreker deelnemerkeuze worden geconfigureerd. Ga naar de juiste activiteit in het activiteitenoverzicht en klik op – aan de rechterzijde van de naam. Ga naar het onderdeel ‘spreker deelnemerkeuze’. In het veld ‘Spreker deelnemerskeuze’ selecteert u één van de volgende opties:

Spreker geeft eigen voorkeur op uit lijst van personen die deze activiteit hebben opgenomen in hun voorkeuren – Hiervoor moet een deelnemer zelf al hebben aangegeven enige voorkeur voor deze activiteit te hebben. Het is hierbij niet belangrijk hoe hoog de voorkeur van de deelnemer is.
Spreker geeft eigen voorkeur op uit lijst van personen die deze activiteit hebben opgenomen in hun voorkeuren, én daar ook een prioriteit aan hebben gegeven – Hiervoor moet een deelnemer deze activiteit de hoogste voorkeur (nummer 1) hebben gegeven.
Spreker geeft eigen voorkeur op uit lijst van personen die deelnemen aan de programma’s waarvoor deze activiteit is ingeroosterd – Hiervoor hoeft een deelnemer niet ingeschreven te staan voor de activiteit, maar hoeft enkel deel te nemen aan het bovenliggende programma. Deze optie is ook erg handig als u niet wilt dat deelnemers zelf hun voorkeur kunnen opgeven.

Geef daarna het beoordelingsniveau aan. Kies uit de volgende opties:

Voor de gehele activiteit – Onafhankelijk van het aantal sprekers die zijn toegevoegd aan de activiteit kan er maar één keer voorkeur worden opgegeven door één van de sprekers.
Per spreker – Iedere spreker die is toegevoegd aan deze activiteit kan zijn/haar voorkeur opgeven.
Per gebruiker – Soms kan één toegevoegde spreker meerdere gebruikersaccounts hebben. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf met meerdere contactpersonen. Wanneer u deze optie selecteert, kunnen alle onderliggende personen van de toegevoegde spreker hun voorkeur opgeven.

Sla de wijzigingen op.

2. De activiteit is ingeroosterd

Een activiteit moet zijn ingeroosterd in een programma van het evenement.

Zorg ervoor dat de activiteit zich bevindt in één van de volgende typen tijdsloten:

Deelnemer geeft voorkeur aan voor aanvang evenement
Deelnemer kan niet zelf inschrijven of voorkeur aangeven

Het eerste tijdslot zorgt ervoor dat deelnemers zelf ook hun voorkeur kunnen opgeven. Het tweede tijdslot zorgt ervoor dat alleen sprekers hun voorkeuren kunnen opgeven.

3. De registratieperiode is gesloten

Elke programma heeft een registratieperiode. In het overzicht van programma’s (in het onderdeel ‘Programma’) kunt u zien wanneer de registratieperiode sluit (onder ‘Registratie sluit op’). Sprekers kunnen pas hun voorkeur opgeven wanneer deelnemers zich niet meer kunnen registreren voor het programma en de activiteiten in het programma.

U kunt de einddatum van de registratieperiode aanpassen door op achter het programma te klikken. Wijzig de datum in het veld ‘Registratie sluit op’ en sla dit op.

Hoe zorg ik ervoor dat sprekers gegevens van deelnemers kunnen zien?

Om hun voorkeur op te kunnen geven, hebben sprekers informatie over deelnemers nodig. In deze uitleg nemen we het voorbeeld van een CV. Volg de stappen hieronder om ervoor te zorgen dat sprekers de CV van deelnemers kunnen inzien. Sprekers kunnen altijd alleen informatie bekijken van deelnemers waaruit zij kunnen kiezen.

In de Organisatie Applicatie moet een veld aanwezig zijn waarin de CV wordt bewaard. Is dit veld er nog niet, dan kunt u deze aanmaken in ‘Velden & Eigenschappen’ in de instellingen van de Organisatie. Het veld dient een bestandveld te zijn.
Zorg ervoor dat deelnemers CV kunnen uploaden. U kunt in het formulier (in ‘Formulieren’ onder ‘Configuratie’) van het evenement het zojuist aangemaakte organisatieveld toevoegen. Wanneer een deelnemer zijn/haar CV uploadt, komt deze direct in zijn/haar profiel in de Organisatie Applicatie terecht.
Maak een exportset met daarin het bestandveld van het CV. Zorg ervoor dat dit exportset gebruikt kan worden in de Website Applicatie.
Ga naar de Website Applicatie en navigeer naar de webpagina waar sprekers hun voorkeur kunnen opgeven. Deze pagina heeft het veld ‘Exportset’. Hierin kunt u het zojuist aangemaakte exportset selecteren. Klik op ‘opslaan’. Sprekers kunnen nu de CV’s inzien van de deelnemers waarvoor zij hun voorkeur kunnen opgeven.

Alle andere profielvelden kunnen ook aan de exportset worden toegevoegd. De spreker krijgt een zip-bestand waarin de geüploade bestanden van deelnemers staan en een eventueel excel-bestand met alle overige organisatievelden die in de gekozen exportset staan.

Allocatie

Nadat sprekers en/of deelnemers hun voorkeuren hebben opgegeven, kunnen de deelnemers bij activiteiten worden geplaatst op basis van deze voorkeuren. Dit kunt u doen door middel van automatische allocatie. Meer informatie hierover vindt u in het het artikel deelnemers inplannen.