Automatisch verwerken zonder boekhouding – incasso en overboeking

Met behulp van een bankbestand kunt u al uw facturen tegelijkertijd automatisch verwerken. Of de betaling via overboeking of automatische incasso is gegaan maakt geen verschil bij het automatisch verwerken van betalingen.

Incasso’s zullen niet altijd in één keer succesvol verlopen. Het kan voorkomen dat een relatie geen geld op de rekening had, een MOI heeft gemeld of een stornering heeft gedaan. Uw bank zal hier inzicht in geven in de internetbankieren omgeving.
Bij betalingen per overboeking heeft u niet te maken met storneringen en MOI’s, maar het kan natuurlijk gebeuren dat een relatie de factuur niet op tijd betaalt. Daarom moet ook voor overboekingen secuur worden bekeken welke facturen zijn voldaan en welke niet.

In het kort

Het automatisch verwerken van betalingen houdt in dat u bij de bank een bestand download waarin alle betalingen staan. Deze uploadt u in de Financiële Applicatie. Vervolgens zoekt het systeem per betaling naar een bijbehorende factuur. Het resultaat is een lijst met ‘matches’, die u zelf nog kunt controleren.

Bankbestand

Voor het automatisch verwerken van betalingen heeft u een een bankbestand nodig. Het gaat om een CAMT.053 bankmutatiebestand. Dit bestand is een bankafschrift: alle inkomende en uitgaande bedragen staan hierin. U kunt het bestand downloaden in uw internetbankieren omgeving. Als uw bank geen CAMT download aanbiedt, kunt u kiezen voor een ander bestandsformaat, zoals CSV. Let op: Upload het originele, ongewijzigde bestand. Dat betekent dat u het bestand niet mag wijzigen met een programma zoals Excel. Het is mogelijk om betalingen uit meerdere CAMT bestanden tegelijk te verwerken.

Bankbestand (afschrift) uploaden

Ga naar het onderdeel ‘Banktransacties’. Klik op het rekeningnummer waarop de betalingen binnengekomen zijn.

Klik op ‘Uploaden’ in de menubalk. Selecteer het bestandsformaat van het bankbestand achter ‘Type’. U kunt kiezen tussen:

  • CAMT
  • Zip van CAMT bestanden
  • ING CSV

Upload het bankbestand achter ‘Bestand’. Klik vervolgens op ‘importeren’. U wordt teruggestuurd naar het overzicht van het bankrekeningnummer. Hierin worden de geüploadde afschriften getoond. Van elk afschrift wordt de eerste transactidatum, het aantal transacties en de datum weergegeven. Verwerkte afschriften zijn te herkennen aan een groen vinkje onder ‘Verwerkt’. Wanneer u een afschrift zojuist heeft geüpload, is deze kolom nog leeg.

Klik op het afschrift nummer om alle bijbehorende transacties te bekijken. Het overzicht weergeeft van elke transactie de boekdatum, de omschrijving (Transactie), het bedrag en de tegenrekening. Let op! Bij veel banken worden incasso’s in één keer op de rekening gestort. Heeft u bijvoorbeeld 30 automatische incasso’s van 10 euro uitgevoerd, dan zult u één keer een bedrag van 300 euro in het afschrift zien (i.p.v. 30 keer een bedrag van 10 euro).

Betalingen verwerken

Om betalingen uit één afschrift te verwerken, klikt u eerst op het afschriftnummer in het overzicht en vervolgens op ‘Verwerken’ in de menubalk. Wanneer u de betalingen uit alle (nog niet verwerkte) afschriften wilt verwerken, dan klikt u in de menubalk van het overzicht op ‘Alles verwerken’. U krijgt nu een overzicht te zien waaruit het volgende blijkt:

  • Het systeem heeft alle transacties uit het bankbestand opgenomen, bekeken en geprobeerd om deze aan verzonden facturen te koppelen. Hierbij heeft het systeem factuurnummers in de omschrijving geprobeerd te matchen of matches gemaakt gebaseerd op een combinatie tussen rekeningnummer, naam en bedrag.
  • Alle gematchte transacties worden bovenaan weergegeven onder ‘Automatisch aan factuur gekoppeld’.
  • Alle transacties waarbij het systeem geen factuur kon vinden, worden onderaan weergegeven, onder ‘Niet gekoppelde betalingen’.

Automatisch aan factuur gekoppeld

De tabel waaraan automatisch gekoppelde transacties worden weergegeven, bevat de volgende kolommen:

  • Vinkje – alle vinkjes staan automatisch aan. Tijdens het controleren kunt u eventueel verkeerd gematchte transacties uitvinken om aan te geven dat u deze niet wilt verwerken.
  • Datum – de transactiedatum.
  • Factuur nummer – Het factuurnummer dat in de meeste gevallen in de omschrijving van de transactie staat vermeld en op basis waarvan de transactie aan een factuur is gekoppeld.
  • Onderwerp – Het onderwerp van de factuur.
  • Klant – De naam van de relatie.
  • Rekeningnummer – Het rekeningnummer van de relatie.
  • Bedrag – Het bedrag van de transactie.
  • Type – In deze kolom wordt het type transactie weergegeven. Dit kan een betaling of een stornering zijn. Bij een stornering is het bedrag altijd een min-bedrag.

Controleer één voor één of de transacties correct zijn gekoppeld. Als een transactie verkeerd is gekoppeld, kunt u het vinkje uitzetten.

In het geval van een stornering zult u niet alleen de stornering, maar ook de betaling die daaraan vooraf ging, vinden in dit overzicht. Beide transacties kunt u aangevinkt laten staan. Het systeem herkent deze situatie en zal de betreffende factuur aanmerken als gestorneerd.

Niet gekoppelde betalingen

In deze tabel vindt u alle transacties die het systeem niet aan een factuur heeft kunnen koppelen. In de meeste gevallen komt dit doordat het factuurnummer niet (goed) in de omschrijving van de transactie vermeld staat. In deze tabel zult u daarom ook alleen transacties d.m.v. overboeking vinden. De tabel weergeeft de boekdatum van de transactie, de omschrijving van de transactie, het bedrag wat is overgeboekt en de tegenrekening.

Onder ‘Factuur’ vindt u voor iedere transactie een uitklapmenu. Wanneer u hierop klikt, krijgt u een zoekveld te zien. Hierin kunt u het factuurnummer of de naam van de relatie gebruiken om de bijbehorende factuur op te zoeken. Selecteer de juiste factuur. Doe dit voor elke transactie.

Wanneer u alles hebt gecontroleerd en correct hebt ingevuld, vinkt u onderaan ‘Markeer dit afschrift als verwerkt’ aan. Klik vervolgens op ‘verwerk dit afschrift’.

U komt weer terecht bij het overzicht van afschriften. In de kolom ‘Verwerkt’ ziet u nu een groen vinkje staan achter de afschriften die u hebt verwerkt.

Onder ‘Facturatie’ in de Financiele boom zijn de betaalde facturen nu verplaatst naar ‘Betaald’. De storneringen en nog niet betaalde facturen zijn blijven staan in ‘Verzonden’. Voor openstaande facturen met automatische incasso worden automatisch openstaande posten aangemaakt. Voor openstaande facturen met overboeking kunt u herinneringen of aanmaningen sturen.